La checklist di Stem Ecosystem per una Riunione Equa
Ancora una volta è arrivato il momento di partecipare al meeting sulla produttività mensile insieme al capo dipartimento e sei nervoso − il meeting di oggi molto probabilmente sarà l'ultima chance per richiedere le risorse necessarie per superare un grosso problema nel progetto in cui è impegnato il tuo team. Il project manager nella fretta del momento ha assicurato il team management che va tutto bene, e tu siedi ben distante dal microfono della sala per fare la differenza...
Ci siamo passati tutti, ed è per questo che è importante stabilire il principio di riunione equa (la possibilità di comunicare in egual misura durante l'incontro) che nell'ultimo anno è stato un argomento caldo per i dirigenti impegnati a creare un modello di incontro ibrido più inclusivo. La mancanza di equità nei meeting dipende da due cause: la cultura aziendale e i limiti tecnologici. In qualità di professionista del settore I.T. non potrai esercitare influenza sul primo, ma implementando la giusta checklist per una riunione ibrida potrai assicurare a tutti i collaboratori di avere accesso ai materiali di cui hanno bisogno per partecipare a meeting più inclusivi.
Luci, Telecamera, Azione
La videoconferenza è decollata perchè offre molti vantaggi rispetto alle tradizionali conference call, molte delle quali dipendono totalmente dal fattore 'video'. Alcuni partecipanti potrebbero sentirsi in imbarazzo nell'essere protagonisti di un video, ma gli studi indicano che il 61% degli impiegati si sente più coinvolto e presente quando tutte le telecamere sono accese.
Mentre è ad appannaggio dell'azienda far si che durante i meeting vengano utilizzate, i dipartimenti I.T. possono adoperarsi per offrire una migliore uniformità dell'incontro per garantire che ogni collaboratore abbia accesso ad una telecamera abilitata al web. Se ciò significa fornire ad ogni collaboratore un laptop standard con telecamera integrata piuttosto che un PC desktop o fornire solamente una semplice telecamera USB plug-and-play ad ogni collaboratore, dipende dalle risorse e dalle politiche dell'azienda.
Non è necessario fornire ad ogni collaboratore attrezzatura video 4K ultra HD, ma ricordati che ti servirà almeno una telecamera a bassa risoluzione per godere di tutti i benefici della videoconferenza. Per avere un risultato migliore, è necessario dotarsi di telecamere che offrono una buona qualità dell'immagine (standard HD o 720p), non abbiano troppo tempo di sfasamento (30 frame al secondo è solitamente più che sufficiente), e offrono alcuni optional potenziati da software, come funzione di auto-focus.
Aggiorna il Tuo Software di Programmazione
Fermaci se hai sentito prima questa conversazione alla fine di un meeting: "Ci sei per le 10:30 il cinque? No? E alle 9:45 il sette? Ok, e il..."
Una delle parti meno produttive di ogni meeting è individuare la disponibilità per un follow-up. Mentre molte aziende utilizzano software di programmazione rudimentali, un importante passo in avanti per migliorare la qualità delle riunioni è di scegliere un software più performante per l'organizzazione.
Una delle opzioni migliori per ovviare alla questione è automatizzare il procedimento. Le aziende possono integrare strumenti per la programmazione come Scheduler per Microsoft 365 che analizza il calendario di ogni partecipante e selezionare una finestra di tempo che possa essere congeniale per tutti. I tool automatici di programmazione permettono di focalizzarsi sulla questione successiva, con un approccio equo che assicura la presenza dei partecipanti senza dover rinunciare a nulla.
Lascia parlare la persone
Il video è importante per creare un'atmosfera inclusiva per i tuoi meeting, ma la possibilità che i partecipanti riescano a vedersi è solo l'inizio. I meeting ibridi odierni possono contare decine di partecipanti che si trovano in ambienti diversi, dalla huddle room, agli home office, fino alle grandi sale conferenza. Creare un'atmosfera omogenea in queste condizioni è fondamentale per garantire che tutti i partecipanti possano contribuire liberamente e in egual misura.
Ciò comporta investire in una soluzione audio che riprenda ogni voce, mentre si svolge un meeting ibrido. Fino a qualche tempo fa, la maggior parte delle aziende si sono trovate di fronte ad un bivio per quanto riguarda la soluzione audio adatta per le loro sale conferenza: una stanza integrata costosa o una soluzione DIY dalla qualità scarsa. Fortunatamente c'è una terza opzione che racchiude il meglio di entrambe: Stem Ecosystem.
Stem Ecosystem è stato realizzato proprio pensando all'uniformità. Ognuno dei quattro audio endpoint che compongono la soluzione − Speaker,Table, Wall, eCeiling − lavorano assieme per creare una rete di copertura audio che garantisca ad ogni partecipante all'interno della stanza di avere una conversazione fluida e rilassata a prescindere da dove siedono. Gli endpoint audio Stem possono essere abbinati e combinati per formare un ecosistema composto da massimo 9 dispositivi, così da avere un abbinamento di device adatto ad ogni sala conferenze di qualsiasi forma ed ampiezza.
Stem elimina le gerarchie e permette ad ogni membro del team di dare voce alle proprie domande, preoccupazioni e richieste durante il meeting. Rendere l'omogeneità del meeting parte integrante della strategia comunicativa aziendale può essere utile per evitare ritardi esosi ed errori causati da una rigida gerarchia di comunicazione e per promuovere il benessere al lavoro. L'ecosistema non migliorerà soltanto la qualità audio dei tuoi meeting, ma garantirà un'atmosfera inclusiva nella quale la comunicazione può svilupparsi, evitando così lunghe ed imbarazzanti battute d'arresto causate da collaboratori che non riescono a condividere la loro opinione.
Ascolta il nuovo e migliorato audio Stem qui
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